みんなの思考屋さん

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【プレゼンを控えている方必見】相手に伝わるパワーポイントを作るためのたった2つのコツ

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どうも!普段は某大企業でコンサルティングをしている思考屋のKOJIです。

皆さまは普段パワーポイントを作ったりしますか?この記事を見ていただいているということは、恐らく少なからず皆さんもパワーポイントを作る機会があるのではないかと思います。

私はコンサルタントという仕事柄のためプレゼンの機会が多く、その分パワーポイントを作成する機会も他の方に比べると多いのではないかと思います。

そんなわけで今回は私が普段から実践しているパワーポイントの作り方をこっそり皆さまに伝授したいと思います!

はじめに.伝わらないプレゼンに価値はない!

まず大前提として、プレゼン資料を作る上で最も気を付けなければいけないことは、
ずばり”聞き手に伝わるかどうか”です。

色んなプレゼンを聞いたことがある方なら経験があると思いますが、全く何が言いたいのか伝わってこないプレゼンってありますよね。

仮にそんなプレゼンを聞いたとしても、間違いなく次のアクションにつなげようとは思えませんし、むしろ時間を無駄に浪費させられたという怒りまで込み上げてくることだってあります。

プレゼンする側としては、それだけは絶対に避けなければなりません。だからこそ最も気を付けるべきは”聞き手に内容が伝わるかどうか”なのです。

実は、世の中に出ているパワポを上手に作るためのテクニックも、そのほとんどは、この「伝わりやすさ」に帰結しています。
例えば、色は原則3色までとか、図形のバランスを整えるとか、余白を持たせるなどなど、全て「伝わりやすさ」を向上させるためのものです。

前述したテクニックのように「伝わりやすさ」を向上させるための技法は数えきれないほどありますが、ここではその中から特に重要なものを2つ抜粋してご紹介します。

コツその1.構成(目次)から作る

最初のコツは構成から考えるということです。プレゼン資料を作る際に、いきなり図から作り始めるという方はいませんか?

実はそれはプレゼンを分かりづらくしてしまう最も大きな原因の1つです。

いきなり図から作り始めると何が問題なのか説明したいと思います。

問題は大きく2つあります。1つ目の問題は、「伝えたいメッセージが自分でも分からなくなってしまう」ということです。図から作り始めてしまうと、そもそもその図で何を伝えたかったのかが曖昧なまま作り始めることになります。もし仮に最初は伝えたい内容が明確だったとしても、図を作り込んでいく内に細部が気になりだして、いつの間にか何を伝えたかったのか忘れてしまうということもよく聞く話です。

2つ目の問題は、「作り直すことが億劫になってしまう」ということです。1発で完璧なクオリティのプレゼン資料を作成することは誰にもできません。コンサルタントだって資料は間違いなく複数回見直しています。むしろ上級コンサルであればあるほど、よりクライアントに伝わる資料になるように何度も何度も修正を繰り返しクオリティを上げていくのです。

そんな中、資料を図から作り始めてしまうと、どうしても考えが図ありきになってしまいます。『なんとかしてこの図を分かりやすくできないか』といったように図に考えが囚われるようになってしまうのです。こだわりを持って作った図ほど生みの親としての愛着が生まれるので、せっかく作った図を捨てたくないという気持ちは痛いほど理解できます。

だからこそ図からではなく、構成(目次)から作るということが重要になるのです。構成から作ることの意義は「困ったときの拠り所を作る」というところにあります。構成から作ることで、各ページで伝えたいメッセージが明確になります。そうすることでメッセージを的確に伝えるための図を作りやすくなるだけではなく、もし図の表現等で立ち行かなくなってしまった時も、メッセージすなわち構成まで立ち返ることで考えを整理することができるようになるのです。

それが結果として、伝わりやすい資料へとつながっていきます。

コツその2.紙とペンで絵コンテを作る

次のコツは絵コンテを作るということです。絵コンテというのは映画やアニメ、漫画などを制作するときに一番初めに作る言わば設計図のようなものです。

プレゼン資料を作るときに手書きで絵コンテから作り始めるという方は少ないのではないでしょうか?私は昔からずっとこの方法を取っていますが、周りでもあまりこのやり方を見かけたことはありません。

しかしながら効果は絶大です。絵コンテを作る一番のメリットは「パワーポイント上での修正が大幅に減る」ということです。

これがなぜ資料の「伝わりやすさ」の向上につながるかというと、それはコツその1の説明の中でも少し触れた「作り直すことが億劫になる」リスクを減らすことにつながるからです。

プレゼン資料を作成するときに次のように思ったことはないでしょうか。『もう少しブラッシュアップする余地はあると思うけど、手間がかかるし妥協しようっと!』。

「伝わりやすさ」というのは資料を修正した分だけ必ず向上します。つまりどれだけ資料の修正に着手できるかが鍵となります

手書きでの修正とパワーポイント上での修正、どちらが楽かは明白ですよね。なのでぜひこの手書きで絵コンテをつくるというのをお試ししてみてください。試してみれば効果はすぐに実感できると思います。

ただしデメリットとして、プレゼン資料を上司にレビューしてもらう場合に成果物の進捗報告が非常にやりづらくなるという問題がありますので、そこだけは十分お気をつけください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回はプレゼン資料を作る際の「伝わりやすさ」を高めるためのコツについて紹介しました。

「構成(目次)から作ること」「絵コンテを作ること」この2つのコツをぜひ参考にしていただき、よりクオリティの高いプレゼンにつなげていただけたらと思います。